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RECOMENDACIONES A NUESTROS CLIENTES, EN RELACION CON EL MANEJO DE LAS SOCIEDADES, LUEGO DE LA RECIENTE REFORMA AL CODIGO DE COMERCIO

Con ocasión de las recientes reformas al Código de Comercio, hacemos de su conocimiento los nuevos requerimientos legales que deben contener la Actas de Asambleas Generales, los que deberán cumplirse para evitar reparos y pérdidas de tiempo:

"Artículo 53. Libros de actas. Las sociedades mercantiles llevarán un libro de actas de juntas generales de socios o asambleas generales de accionistas, según el caso. Comentario: Las juntas generales de socios corresponden a Sociedades de Responsabilidad limitada y las Asambleas a Sociedades Anónimas.

La administración, independientemente que esté compuesta por uno o varios administradores, estará obligada a llevar un libro de actas en el que se harán constar las resoluciones que adopte. Adicionalmente, cuando sean varios los administradores, se deberá hacer constar que hubo deliberaciones, si fuere el caso, que han precedido a las resoluciones adoptadas.

Las actas que se asienten en los libros, tanto para juntas generales de socios como para asambleas generales de accionistas, deberán contener además, los siguientes requisitos:

1. Número de junta o asamblea.

2. Lugar, fecha y hora de inicio de la reunión.

3. Forma y constancia de la convocatoria. Comentario: Si se trata de asamblea totalitaria no es necesaria la convocatoria.

4. Verificación del cuórum. Comentario: Debe incluir el nombre de quien comparece, sea que lo haga por interés propio o en representación de un tercero, así como el número de acciones que representa.

5. Indicación de quiénes fungirán como presidente y secretario de la sesión correspondiente.

6. Agenda.

7. Decisiones adoptadas y el número de votos emitidos a favor o en contra. Comentario: Aun cuando no está en la ley, el Registro Mercantil ha puesto en práctica la exigencia de que cuando se trate de nuevos nombramientos, en el acta se haga referencia a la CANCELACION DEL NOMBRAMIENTO ANTERIOR.

8. La fecha, lugar y hora de su terminación.

9. La firma del presidente y secretario designados.” Comentario: No es necesario que firmen todos, solo presidente y secretario.

“Las actas que se asienten en los libros de actas de la administración, deberán contener los siguientes requisitos: Comentario: Debe autorizarse libro de actas de la administración. Este libro debe llevarse aun cuando solo exista Administrador Único.

1. Número del acta.

2. Lugar, fecha y hora de la sesión.

3. Forma y antelación de la convocatoria.

4. El nombre de los administradores presentes o representados.

5. Agenda.

6. Decisiones adoptadas y el número de votos emitidos a favor o en contra.

7. La fecha y hora de su terminación.

8. La firma del presidente y secretario designados.

Cuando por cualquier circunstancia no pudiere asentarse un acta en el libro respectivo, se asentará ante Notario, quien actuará como tal, debiéndose cumplir, en lo aplicable, con las formalidades contempladas en el artículo anterior. La misma deberá incorporarse al libro de actas correspondiente como anexo, en un plazo no mayor de quince días hábiles contados a partir de la fecha en que se autorice el acta, bajo responsabilidad de la administración, haciendo constar dicha anexión, en razón que se coloque siguiendo el orden de los folios del libro respectivo."

En el caso de dudas o comentarios, estaremos atentos a resolverlas.

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